Algemene Voorwaarden

Artikel 1: Definities

1.1 Nuchter: P&R Consultancy BV, handelend onder de naam Nuchter, ingeschreven bij de KvK onder nummer 09121336, gevestigd te 's-Heerenberg. Telefoon 0316-700283, e-mail info@nuchter.ai.

1.2 Opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die met Nuchter een overeenkomst aangaat.

1.3 Diensten: de Zelfscan, de Nulmeting, de Implementatie en de Borging (artikel 4), alsmede eventueel meerwerk.

1.4 AI Act: Verordening (EU) 2024/1689, inclusief latere wijzigingen zoals de Digital Omnibus, en de daaruit voortvloeiende verplichtingen.

1.5 Hoog-risicotoepassing: een AI-systeem dat op grond van de AI Act (in het bijzonder Annex III en artikel 6) als hoog risico wordt aangemerkt, waaronder AI bij beslissingen over personen zoals werving, selectie, beoordeling, promotie, ontslag, kredietwaardigheid of toegang tot diensten of onderwijs.

1.6 Bewijsmap: de verzameling documenten die Nuchter oplevert als onderbouwing van de getroffen maatregelen.

Artikel 2: Toepasselijkheid

2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en Diensten van Nuchter.

2.2 Afwijkingen gelden alleen indien schriftelijk overeengekomen.

2.3 Voorwaarden van Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.4 Nuchter kan deze voorwaarden wijzigen; op lopende overeenkomsten blijft de versie gelden die bij het sluiten van kracht was.

Artikel 3: Aard van de dienstverlening

3.1 Nuchter levert operationele en organisatorische ondersteuning bij het naleefbaar en aantoonbaar maken van AI-gebruik onder de AI Act. Nuchter is implementatiepartner, geen advocaat, geen toezichthouder en geen aanbieder van juridisch advies.

3.2 De Diensten, rapporten, templates en documenten van Nuchter vormen geen juridisch advies en kunnen dat niet vervangen. Voor bindende juridische oordelen dient Opdrachtgever een gespecialiseerd jurist of advocaat te raadplegen.

3.3 Nuchter baseert zich op de wetgeving zoals die geldt op de peildatum van de betreffende Dienst. De AI Act en richtsnoeren zijn in ontwikkeling; deadlines en verplichtingen kunnen wijzigen. Nuchter is niet aansprakelijk voor gevolgen van wijzigingen na de peildatum, behoudens hetgeen in een lopende Borging is overeengekomen.

3.4 De verplichting tot naleving van de AI Act rust op Opdrachtgever zelf. Nuchter ondersteunt daarbij, maar neemt de wettelijke verantwoordelijkheid niet over.

3.5 Alle Diensten betreffen een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting. Nuchter garandeert geen specifieke uitkomst bij een audit, controle of geschil met een toezichthouder.

Artikel 4: De Diensten

4.1 Zelfscan: kosteloze, geautomatiseerde indicatie. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend; de uitkomst is indicatief en niet volledig.

4.2 Nulmeting (vaste prijs, zie artikel 5): inventarisatie van AI-gebruik, risicoclassificatie per systeem, gap-analyse, geprioriteerd actieplan, AI-systeemregister en een directiepresentatie. De Nulmeting is een momentopname op basis van door Opdrachtgever verstrekte informatie.

4.3 Implementatie (vaste prijs, zie artikel 5): het klantspecifiek opstellen en overdragen van de documenten uit de Bewijsmap. De standaard Implementatieprijs geldt voor toepassingen die niet als hoog-risico kwalificeren (zie artikel 6).

4.4 Borging (maandelijks abonnement, zie artikel 5): doorlopend actueel houden van register, beleid en bewijs, verwerking van wetswijzigingen, training van nieuwe medewerkers en periodieke rapportage, conform het gekozen niveau op basis van bedrijfsgrootte.

4.5 Klantportaal en bewijsmap: Nuchter stelt een online omgeving beschikbaar waarin Opdrachtgever de opgeleverde documenten en het bewijs terugvindt. Deze omgeving wordt naar beste vermogen beschikbaar gehouden; Nuchter kan de toegang tijdelijk opschorten voor onderhoud, updates of beveiliging en garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid. Het betreft een inspanningsverplichting.

Artikel 5: Prijzen en betaling

5.1 Prijzen zijn in euro's en exclusief btw.

5.2 De Nulmeting en de standaard Implementatie kennen een vaste prijs, zoals vermeld in de offerte of op de website. De Borging is een maandelijks abonnement per niveau.

5.3 Facturatie van de Nulmeting en Implementatie vindt plaats bij opdracht; de werkzaamheden vangen aan na opdrachtbevestiging. De Borging wordt maandelijks of per de overeengekomen termijn gefactureerd.

5.4 Betaaltermijn is 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.

5.5 Bij niet-tijdige betaling is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en kan Nuchter de dienstverlening opschorten.

5.6 Nuchter kan de prijs van de Borging periodiek aanpassen, onder meer door indexering of bij wijziging van de dienst. Een prijswijziging wordt ten minste 30 dagen vóór ingang schriftelijk aangekondigd. Opdrachtgever die niet met de wijziging instemt, kan de Borging opzeggen tegen de ingangsdatum van de nieuwe prijs.

Artikel 6: Hoog-risicotoepassingen en meerwerk

6.1 De standaard Implementatieprijs geldt voor organisaties in de rol van gebruiksverantwoordelijke (deployer) waarbij geen hoog-risicotoepassing in de zin van artikel 1.5 aanwezig is.

6.2 Blijkt tijdens de Zelfscan, Nulmeting, intake of interviews dat Opdrachtgever een of meer hoog-risicotoepassingen gebruikt of aanbiedt, of geheel of gedeeltelijk als aanbieder (provider) kwalificeert, dan vallen de daarvoor benodigde werkzaamheden buiten de standaard Implementatie en worden deze als meerwerk in rekening gebracht.

6.3 Dergelijke werkzaamheden omvatten onder meer: risicobeheersysteem (art. 9), data- en datagovernance-eisen (art. 10), technische documentatie (art. 11), registratie en logging (art. 12), menselijk toezicht (art. 14), en de specifieke verplichtingen voor gebruiksverantwoordelijken van hoog-risicosystemen (art. 26).

6.4 Nuchter informeert Opdrachtgever vooraf en schriftelijk zodra een hoog-risico- of providersituatie wordt vastgesteld, met een opgave van de aard en de meerprijs. Het meerwerk vangt pas aan na schriftelijke akkoordbevinding.

6.5 De meerprijs bedraagt €2.500 per hoog-risicotoepassing voor het opzetten van de bijbehorende maatregelen. Meerwerk dat zich niet tot een afzonderlijke toepassing laat herleiden (zoals aanvullende entiteiten, uitzonderlijk complexe gegevensstromen of herzieningen na wijzigingen aan de zijde van de aanbieder) wordt verrekend tegen €135 per uur. Het toepasselijke tarief en een raming worden vooraf in de aanvullende offerte vermeld.

6.6 Wordt geen akkoord op het meerwerk bereikt, dan levert Nuchter de standaard Implementatie op met een schriftelijke uitzondering waarin de niet-gedekte hoog-risico-aspecten expliciet zijn benoemd.

Artikel 7: Verplichtingen van Opdrachtgever

7.1 Opdrachtgever verstrekt tijdig, volledig en naar waarheid alle informatie die Nuchter nodig heeft.

7.2 De kwaliteit van de Diensten is afhankelijk van de juistheid en volledigheid van deze informatie. Nuchter is niet aansprakelijk voor gevolgen van onjuiste, onvolledige of verzwegen informatie, waaronder niet-gemelde AI-systemen of hoog-risicotoepassingen.

7.3 Opdrachtgever wijst een contactpersoon aan en zorgt voor medewerking van de betrokken medewerkers bij intake en interviews.

7.4 Opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor de implementatie en naleving binnen de eigen organisatie van de aangereikte maatregelen.

Artikel 8: Gegevensverwerking en vertrouwelijkheid

8.1 Beide partijen behandelen vertrouwelijke informatie als zodanig en gebruiken deze uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst.

8.2 Voor zover Nuchter persoonsgegevens verwerkt namens Opdrachtgever, treedt Nuchter op als verwerker en Opdrachtgever als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Partijen sluiten daartoe een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG), die integraal onderdeel is van de overeenkomst. Nuchter verwerkt persoonsgegevens uitsluitend binnen de EU.

8.3 Opnames van interviews vinden alleen plaats met voorafgaande toestemming van de deelnemers en worden na verwerking tot notities of transcript verwijderd conform het bewaarbeleid van Nuchter.

8.4 Nuchter treft passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van gegevens.

8.5 Nuchter schakelt voor de dienstverlening subverwerkers in (waaronder de hostingpartij); een actueel overzicht is op verzoek beschikbaar en wijzigingen worden vooraf gemeld. Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens informeert Nuchter Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging, zodat Opdrachtgever tijdig kan voldoen aan de meldplicht (art. 33 AVG).

Artikel 9: Aansprakelijkheid

9.1 De aansprakelijkheid van Nuchter is beperkt tot directe schade en tot maximaal het bedrag dat voor de betreffende opdracht is gefactureerd in de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis, dan wel het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekeraar uitkeert.

9.2 Nuchter is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, bestuurlijke boetes opgelegd aan Opdrachtgever, of schade door beslissingen van toezichthouders.

9.3 Nuchter is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste of onvolledige informatie van Opdrachtgever, uit wijzigingen in wet- of regelgeving na de peildatum, of uit het niet of onjuist opvolgen van de aangereikte maatregelen.

9.4 De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Nuchter.

9.5 Elke aanspraak vervalt indien deze niet binnen twaalf maanden na ontdekking schriftelijk bij Nuchter is gemeld.

Artikel 10: Intellectueel eigendom

10.1 De door Nuchter ontwikkelde templates, rapporten, trainingsmaterialen en onderliggende systematiek blijven eigendom van Nuchter.

10.2 Opdrachtgever verkrijgt een niet-exclusief gebruiksrecht op de opgeleverde documenten voor de eigen interne bedrijfsvoering.

10.3 Verspreiding of commercieel hergebruik buiten de eigen organisatie is niet toegestaan zonder schriftelijke toestemming.

10.4 Het is Opdrachtgever niet toegestaan de onderliggende software, systematiek, templates of prompts te decompileren, te reverse-engineeren of de structuur, opmaak of het format daarvan buiten de eigen organisatie te (her)gebruiken.

Artikel 11: Duur en opzegging

11.1 De Nulmeting en Implementatie eindigen na oplevering.

11.2 De Borging wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en is maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van één maand, tenzij anders overeengekomen.

11.3 Bij opzegging van de Borging vervalt het doorlopend actueel houden; de tot dan opgeleverde documenten blijven bij Opdrachtgever.

11.4 Na beëindiging van de Borging houdt Nuchter de in het klantportaal opgeslagen documenten nog ten minste 30 dagen beschikbaar voor download of export. Daarna kan Nuchter de gegevens conform het bewaarbeleid verwijderen, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist.

Artikel 12: Overmacht

12.1 Bij overmacht worden de verplichtingen opgeschort. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan kunnen beide partijen de overeenkomst ontbinden voor het niet-uitgevoerde deel.

Artikel 13: Toepasselijk recht en geschillen

13.1 Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.

13.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement van de vestigingsplaats van Nuchter, tenzij dwingend recht anders bepaalt.